El. paštas — vieta, kur dirbtinis intelektas atsiperka greičiausiai. Ne todėl, kad rašo geriau už jus, o todėl, kad panaikina tuščią lapą.
1. Juodraštis iš kelių žodžių
Parašyk el. laišką. Kam: [kas] Ką noriu pasakyti: [3–5 žodžiai] Ko noriu pasiekti: [tikslas] Mūsų santykiai: [pirmas kontaktas / ilgametis klientas / kolega] Tonas: dalykiškas, šiltas. Iki 120 žodžių. Lietuvių kalba.
2. Tono keitimas
Parašėte laišką pykčio metu? Nesiųskite — perrašykite.
Štai mano laiško juodraštis: „[įklijuok]“. Perrašyk jį taip, kad išliktų visos mano mintys ir reikalavimai, bet dingtų emocija ir kaltinimai. Tonas — ramus, tvirtas, profesionalus.
3. Ilgos grandinės santrauka
Štai el. laiškų grandinė: „[įklijuok]“. Pateik: 1) kas nuspręsta 2) kas dar neatsakyta 3) ką turiu padaryti aš ir iki kada 4) siūlomą atsakymo juodraštį.
4. Nemalonus atsakymas
Atsisakymas, kainos kėlimas, vėluojantis darbas. Būtent čia geriausiai matosi nauda — laiškas parašomas iš karto, o ne atidedamas trims dienoms.
Turiu pranešti klientui nemalonią žinią: [kas]. Priežastis: [kodėl]. Ką galiu pasiūlyti: [alternatyva]. Parašyk laišką: pripažįstantį problemą, be pasiteisinimų, su konkrečiu sprendimu ir aiškiu kitu žingsniu. Iki 150 žodžių.
5. Priminimas, kuris neerzina
Prieš [kiek] dienų išsiunčiau [ką], atsakymo negavau. Parašyk trumpą priminimą (iki 70 žodžių), kuris duotų adresatui lengvą būdą atsakyti — pvz. pasiūlyk du variantus, į kuriuos galima atsakyti vienu žodžiu.
6. Anglų kalba be klaidų
Išversk šį laišką į anglų kalbą verslo stiliumi: „[įklijuok]“. Ne pažodžiui — pritaikyk taip, kaip parašytų gimtakalbis. Po vertimo nurodyk 2–3 vietas, kur lietuviška formuluotė angliškai skambėtų keistai.
Praktinė pastaba
Neprašykite laiško „nuo nulio“ ten, kur jau žinote, ką norite pasakyti. Greičiausias būdas — suvesti mintis netvarkingu sąrašu ir paprašyti sudėlioti į laišką. Taip išlieka jūsų turinys, o modelis atlieka tik formos darbą.